1

De motivatiemeter

De start van een project

Uit ons onderzoek is gebleken dat van te voren goed weten waar je als werkgroep (of bestuur) aan begint onderweg veel efficiëntie en plezier kan opleveren. Ons viel op dat veel werkgroepleden van tevoren niet goed weten waar ze aan beginnen. Ze zijn gevraagd en weten maar half waar het over gaat óf ze zijn gewoon ‘aan de beurt’ en zitten daarom in de werkgroep. Ook blijkt vaak dat niet alle pijlers even enthousiast zijn over een onderwerp maar ‘meegaan met de rest’ omdat die zo graag willen of om de vrede te bewaren.

Het is echt van groot belang om vooraf goed zicht te hebben op de motivatie voor het project wat jullie willen starten. Vul daarom de motivatiemeter in en bespreek de resultaten met elkaar.

PS: Vul hem in als groep of als individu. Doe je het laatste, vergelijk dan de resultaten met elkaar

Start de motivatiemeter

De motivatiemeter (evaluatie)

Vraag 1 van 8

Is het helder en duidelijk voor iedereen wat het doel is van het project?

0 punten
Nee, onduidelijk.
1 punt
Doel van het project is redelijk duidelijk maar omvang, gevolg en aanpak nog helemaal niet.
2 punten
Het is duidelijk en concreet genoeg om een plan van aanpak te kunnen maken.

Is het logisch voor ons om nu dit project te starten?

0 punten
Er is geen tot weinig logisch verband. Het project sluit niet aan op visie of jaarplan.
1 punt
Er is voldoende logisch verband, al zijn er ook argumenten tegen.
2 punten
Het is logisch en passend voor ons om dit project op te pakken.

Er is draagvlak voor dit project zowel bij achterban als bij bestuur?

0 punten
Wel bij bestuur, achterban is niet breed bevraagd.
1 punt
Niet bij alle pijlers/disciplines.
2 punten
Ja, er is draagvlak bij alle pijlers/disciplines.

Van wie komt het initiatief voor dit project?

0 punten
Het is opgelegd door overheid, CPZ, beroepsgroep of verzekeraar.
1 punt
Het komt van een van de pijlers/disciplines in het VSV/de IGO.
2 punten
Het is een wens van meerdere pijlers/disciplines binnen het VSV / de IGO.

Wat is de functionaliteit van het project?

0 punten
Moeten voldoen aan extern opgelegde eisen.
1 punt
Er zit financieel voordeel aan het project.
2 punten
Verbetering kwaliteit van zorg of werkplezier/gezondheid zorgverlener.

Heeft het project de interesse van degenen die het moeten gaan uitvoeren?

0 punten
Nee, niemand is echt in dit onderwerp geïnteresseerd.
1 punt
Neutraal, niet super geïnteresseerd maar we zien wel de noodzaak.
2 punten
Ja, er werken mensen aan dit project die affiniteit hebben met de inhoud ervan.

Zitten de werkgroepleden uit vrije keuze in de werkgroep?

0 punten
Nee, ze worden aangewezen door het bestuur.
1 punt
We werken volgens een puntensysteem/beurten systeem.
2 punten
De mensen die zitting nemen in de werkgroep kiezen hier zelf voor.

Is de samenwerking in de vierhoek 1e lijn, gynaecoloog, ziekenhuis, kraamzorg goed genoeg voor de start van dit project?

0 punten
Zou in het algemeen beter kunnen.
1 punt
Wel tussen een paar van de genoemde pijlers maar niet als geheel.
2 punten
Ja, samenwerking is goed zowel bestuurlijk als op de werkvloer.
Vorige vraag Volgende vraag Afronden
1

De motivatiemeter

Resultaat: geen!

De werkgroep/het bestuur dient zich af te vragen of het starten van dit project een goed idee is. Er zijn mogelijk te veel hindernissen om dit project tot een goed einde te brengen.

Dit kan verschillende oorzaken hebben. Kijk goed naar de vragen waar jullie een 0 of een 1 op hebben gescoord. Waar komen deze lage scores vandaan? Heeft het te maken met de affiniteit voor het onderwerp, of met draagvlak en capaciteit onder de zorgverleners? Of heeft het meer te maken met de inhoud of vrije keuze en eventueel conflicterend belang? Kijk goed met elkaar of jullie hier zelf goed uit kunnen komen. Wat is er nodig? Met wie moet eventueel nog gesproken worden? Kunnen jullie dit onderling goed oplossen of zou de bijdrage van een onafhankelijke persoon wenselijk zijn?

Advies

Besluit heroverwegen, nagaan hoe belangen en wensen liggen. Daarnaast checken of randvoorwaarden en afspraken helder zijn.

Er lijkt een aardige basis maar het is een aanrader om nog eens goed met elkaar om tafel te zitten of dit project voldoende past in de huidige stand van zaken van het VSV / de IGO

Kijk goed naar de vragen waar jullie een 1 op hebben gescoord of wellicht zelfs een 0. Waar komen deze lage scores vandaan? Heeft het te maken met de affiniteit voor het onderwerp, of met draagvlak en capaciteit onder de zorgverleners? Of heeft het meer te maken met de inhoud of vrije keuze en eventueel conflicterend belang? Kijk goed met elkaar of jullie hier zelf goed uit kunnen komen. Wat is er nodig? Met wie moet eventueel nog gesproken worden

Advies

Check of dit het juiste moment is om te starten.

Dit project heeft een grote kans van slagen, zie onze verdere tips en adviezen over de samenstelling van een slagvaardige werkgroep en vervolg van het project in deze Toolbox

Advies

Starten maar!

Evalueer antwoorden en score Motivatiemeter opnieuw invullen
2

Start werkgroep en project

Samenstelling werkgroep, rol- en taakverdeling en randvoorwaarden

Als je op deze plek in de Toolbox terecht komt, hebben jullie als het goed is de motivatiemeter ingevuld en hebben jullie besloten echt met dit project te gaan starten, mooi!

Het kan ook zijn dat je al bent begonnen en de werkgroep al bestaat maar dat je hier komt om te checken of je overal aan hebt gedacht. Dat kan natuurlijk ook en is fijn om te doen, het scheelt jullie later in het project mogelijk een hoop tijd en energie.

Wij hebben in ons onderzoek gezien dat veel werkgroepen struikelen omdat de samenstelling van de werkgroep uit evenwicht is, de taakverdeling scheef en de verwachtingen en afspraken niet helder. Vaak willen zorgverleners graag snel aan het werk en snel een resultaat neerzetten. Het loont echter de moeite om het voorwerk echt goed te doen.

Je vindt hier een aantal vragen die kunnen helpen verhelderen wat jullie allemaal al hebben gedaan en waar jullie nog aandacht aan kunnen besteden alvorens echt te starten.

Start de vragenlijst over de samenstelling

Start (evaluatie)

Vraag 1 van 11

Is de bedoeling en het gewenste resultaat van jullie project/werkgroep duidelijk en staat iedereen erachter? Past het project in de tijd en in de plannen van het VSV/de IGO?

0 punten
Nee
1 punt
Niet volledig
2 punten
Ja

Is er een tijdspad afgesproken? Looptijd project incl. (mijlpalen)planning en evaluaties? Zijn er vergaderdata ingepland gedurende de looptijd van het project?

0 punten
Nee
1 punt
Niet volledig
2 punten
Ja

Zijn alle betrokken disciplines vertegenwoordigd? Is de groep slagvaardig? Niet te groot en niet te klein?

0 punten
Nee
1 punt
Niet volledig
2 punten
Ja

Is er een heldere taakverdeling? Is duidelijk wie gaat voorzitten en wie notuleert. Hebben alle leden tijd vrijgemaakt om taken uit te voeren?

0 punten
Nee
1 punt
Niet volledig
2 punten
Ja

Staan alle werkgroepleden achter dit project en wil iedereen tijd investeren om dit project tot een succes te maken? Kunnen de leden van deze groep prettig met elkaar werken?

0 punten
Nee
1 punt
Niet volledig
2 punten
Ja

Zijn eventuele juridische en financiële kaders die dit project raken afgedekt en zijn er werkgroepleden met kennis en mandaat over deze onderwerpen?

0 punten
Nee en zou wel moeten
1 punt
Nee niet volledig
2 punten
Ja of n.v.t. voor dit project

Is er een duidelijke link naar het bestuur van VSV/IGO?

0 punten
Nee
1 punt
Niet volledig
2 punten
Ja

Hebben de leden van de werkgroep mandaat van hun achterban? Spreken zij namens hun achterban?

0 punten
Nee
1 punt
Niet volledig
2 punten
Ja

Zijn er afspraken over tijdsinvestering en evt. vergoeding van werkgroep leden?

0 punten
Nee
1 punt
Niet volledig
2 punten
Ja

Is afgesproken hoe terugkoppeling aan bestuur verloopt?

0 punten
Nee
1 punt
Niet volledig
2 punten
Ja

Is afgesproken hoe terugkoppeling aan achterban verloopt?

0 punten
Nee
1 punt
Niet volledig
2 punten
Ja
Vorige vraag Volgende vraag Afronden
2

Start werkgroep en project

Resultaat: geen!

Het is goed om nog even een stap op de plaats te maken voor jullie echt met dit project gaan starten.

Kijk goed naar welke items jullie met een 0 of een 1 hebben gescoord. Is niet iedereen voldoende op de hoogte? Of hebben jullie nog geen afspraken gemaakt over tijdsinvestering, terugkoppeling, randvoorwaarden en tijd besteding?. Als jullie zo het project starten is de kans op succes klein, de kans op energieverlies en samenwerkingsproblemen is groot.

Advies

Werk aan de juiste opzet van de werkgroep, informeer alle leden goed en maak goede werkafspraken waar iedereen achter staat, dat loont zich later in het project!

Er zijn nog punten die jullie project en samenwerking kunnen frustreren.

Kijk goed naar de punten waar jullie een 1 of zelfs een 0 op hebben gescoord. Waar is de basis nog wankel? Hebben jullie nog geen goede afspraken gemaakt over investering van tijd of de taakverdeling? Is er geen kartrekker of voorzitter? Het kan enorm lonen later in het project als jullie nu de tijd investeren om deze afspraken goed te maken.

Advies

Pak wat nog mist aan, voordat jullie van start gaan!

Jullie hebben een prima werkgroep samengesteld én de (meeste) basisafspraken gemaakt, klaar voor de start!

Onze tip: kom halverwege het project eens terug in deze Toolbox. We hebben ook nog tips voor tussentijdse evaluatie en voor het hoog houden van de energie in tijden dat het wat moeilijker gaat.

Advies

Kom halverwege het project eens terug in deze Toolbox.

Evalueer antwoorden en score Vragenlijst opnieuw invullen
3

Gedurende project

Evaluatie en samenwerking

Welkom (terug) in deze Toolbox!

Als je hier aan het zoeken bent, ben je waarschijnlijk halverwege een project en zoek je naar tips en adviezen om een goede (tussen)evaluatie te doen of wil je ideeën opdoen over hoe je de energie kunt hoog houden en tussentijdse successen kunt vieren. We hebben hiervoor inderdaad het een en ander op een rij gezet en het is slim om te doen, het geeft de volgende fase in jullie project een grotere kans op succes.

Uit ons onderzoek blijkt dat regelmatige reflectie op communicatie, waardering, samenwerking, gelijkwaardigheid en voortgang nodig zijn om een project tot een bevredigend einde te brengen. Het is goed hier af en toe tijd voor in te ruimen zonder het te veel tijd te laten kosten.

Start de vragenlijst over de samenwerking

Gedurende project (evaluatie)

Vraag 1 van 10

Is er een taakverdeling afgesproken?

0 punten
Nee
1 punt
Niet volledig
2 punten
Ja

Houden jullie je aan de taakverdeling?

0 punten
Nee
1 punt
Niet volledig
2 punten
Ja

Heeft ieder taken die bij hem/haar passen?

0 punten
Nee
1 punt
Niet volledig
2 punten
Ja

Lopen jullie op schema wat betreft de planning?

0 punten
Nee
1 punt
Niet volledig
2 punten
Ja

Bespreken jullie moeilijkheden, vastlopen of miscommunicaties?

0 punten
Nee
1 punt
Niet volledig
2 punten
Ja

Voelt de werkgroep als een team?

0 punten
Nee
1 punt
Niet volledig
2 punten
Ja

Hebben jullie het over jullie onderlinge communicatie? Waarderen jullie elkaars werk? Is er sprake van gelijkwaardigheid in de werkgroep?

0 punten
Nee
1 punt
Meer niet dan wel
2 punten
Ja

Voelt de werkgroep als onderdeel van het VSV/de IGO?

0 punten
Nee
1 punt
Niet volledig
2 punten
Ja

Hebben jullie teruggekoppeld aan bestuur?

0 punten
Nee
1 punt
Niet volledig
2 punten
Ja

Hebben jullie teruggekoppeld aan achterban?

0 punten
Nee
1 punt
Niet volledig
2 punten
Ja
Vorige vraag Volgende vraag Afronden
3

Gedurende project

Resultaat: geen!

Er schort nog het één en ander aan de samenwerking.

Het is belangrijk om deze zaken op te lossen en goed te ondervangen voor het misschien echt vervelend wordt. Zie ons format evaluatieformulier, het kan jullie helpen om meer handvatten te hebben waarover jullie precies het gesprek zouden kunnen aangaan.

Advies

Spreek snel een evaluatiemoment af

Er zijn nog verbeterpunten in de samenwerking.

Maak deze punten bespreekbaar en probeer bij te sturen, check of evaluatie nodig is. Zie format evaluatieformulier.

Advies

Check of evaluatie nodig is

Jullie hebben een prima lopende werkgroep, benoem en vier de successen!

Zie hiervoor ook onze tips en ideeën voor het vieren van successen.

Advies

Vier de successen!

Evalueer antwoorden en score Vragenlijst opnieuw invullen

Welkom op de VSV Toolbox!

Je vindt hier tools die werkgroepen en projecten kunnen ondersteunen.
Deze zijn ontwikkeld tijdens en na het project ‘Best Practice Carrousel’.
Van 2018 tot en met 2021 wisselden VSV’s succesvolle projecten uit, tijdens de implementatie werden do’s en don’ts verzameld. Nu geven we deze door om kartrekkers, voorzitters, werkgroepen, bestuurders ervan te laten profiteren. Meer werkplezier en betere resultaten liggen zo binnen handbereik.
Veel succes en plezier!

Start
Vul de motivatiemeter in om vooraf goed zicht te krijgen op de motivatie voor een nieuw project.
Motivatiemeter
1
Als je op deze plek in de Toolbox terecht komt, hebben jullie als het goed is de motivatiemeter ingevuld en hebben jullie besloten echt met dit project te gaan starten, mooi!
Start werkgroep en project
2
Als je hier aan het zoeken bent, ben je waarschijnlijk halverwege een project en zoek je naar tips en adviezen om een goede (tussen)evaluatie te doen.